Последние вакансии
 1. Торговий представник, агент, менеджер з продажу
 2. Оператор ПК, бухгалтер 1С, офіс-менеджер обліку товару
 3. Водій-експедитор
 4. Вантажник-комплектувальник, комірник, робітник складу
 5. Водитель БеЛАЗа

Последние резюме
 1. Продажи - Руководитель отдела продаж
 2. Логистика/поставки - Водитель (шофер грузовика)
 3. Логистика/поставки - Менеджер/руководитель склада
 4. Информационные технологии/Software/Интернет/Базы данных - Веб-программист
 5. Юридическая поддержка/безопасность - Руководитель службы безопасности


 Все тематики  Инструменты системы управления персоналом (в помощь HR-у)

Работа и ее характеристики (15/04/2006)

Дизайн работы, структурирование работы
Центральное место в деятельности любого руководителя занимает организация работы. Организация работы как процесс разбиения, расчленения,структурирования большого, и поначалу достаточно аморфного "куска" деятельности. Бытовое понимание организатора и организаторских способностей чаще всего фокусируется только на одном аспекте управления, а именно на умении эффективно распределять обязанности, ставить отдельные задания так, чтобы была выполнена одна общая задача. Помочь руководителю достойно исполнить организаторскую функцию может знание общих принципов, которые разработала наука управления в этой области.

Если организация стремится достичь своих целей, она должна постоянно выполнять некоторую сумму функций. Мы не будем подробно останавливаться на перечне этих функций, он может существенно отличаться по количеству и качеству в зависимости от специфики организации. Для нас важнее другое. Функции организации обычно разбиты на множество задач, примеры которых известны каждому: от уборки в оффисе до принятия решений по важным стратегическим вопросам. Если более или менее связно сгруппировать задачи, то мы получим то, что называется работой. Работа является совокупностью задач, возложенных на сотрудника компании. Существуют стандартные, повторяющиеся от организации к организации типы работ: бухгалтер, секретарь, начальник производства. Вместе с тем в некоторых организациях сочетание задач в одной работе может быть довольно экзотическим: юрист с навыками стенографии или менеджер по персоналу с функцией рекламного агента.

Сотрудники или штатные единицы должны быть обучены выполнять приписанные им задачи. Кроме того, работа как совокупность задач должна включать в себя определение степени свободы, с которой сотрудник вправе выбирать методы и способы решения задач. Увеличение такой свободы обычно сопровождается расширением зоны ответственности сотрудника и большими полномочиями.

Дизайн работы

Спецификация, определение содержания работы как совокупности задач, методов ее выполнения называется структурированием или дизайном работы. Термин этот соотносится с одной из важнейших функций управления - собственно процессом организации определенной деятельности. Структурированием работы так или иначе занимается любой руководитель. Он раскладывает доверенную ему организацией функцию на отдельные, составляющие ее задачи, группирует их в блоки и доверяет их выполнение своим подчиненным.

Аналогом структурирования работы, видимым проявлением этого непростого процесса в отечественных организациях является составление положений о различных службах и отделах и составление должностных инструкций. Как правило перегруженные текучкой руководители не располагают достаточным временным ресурсом, чтобы основательно подойти к этому мероприятию: собрать данные, проанализировать их, рационально распределить задачи в своем подразделении. Поэтому в действительности содержание работы сотрудников компании зачатую складывается стихийно и должностная инструкция редко отображает существующие реалии.

Для менеджера небольшого коллектива, руководителя небольшой организации сравнительно нетрудно организовать нормальную работу коллектива. Все находятся перед глазами, руководитель постоянно может оценивать насколько напряженно трудится каждый сотрудник, насколько успешно закрываются те проблемы, которые стоят перед организацией. Трудности появляются с ростом организации, когда все больше сотрудников уходят из непосредственного поля зрения руководителя, он имеет меньше возможностей контролировать их непосредственно, в то же время возрастает сложность и комплексность задач, стоящих перед организацией. В этом случае необходимо формально определить круг задач работника, понимая несовершенство такого определения и возможность его постоянного изменения и доработки.

Структурирование работы может быть применено практически к любому виду активности. Деятельность любого сотрудника фирмы станет более упорядоченной, если внятно определить его функции и совокупность вытекающих из них задач. Существует два основных направления такого определения: первое ориентировано на работника, второе - на сущность выполняемых им задач. В первом случае мы описываем, что делает человек, занимающий то или иное положение в организации. Наше описание содержит перечисление самых разных видов активности: анализирует, решает, проводит, выполняет, отвечает. Деятельность сотрудника описывается с нужной нам степенью подробности. Ориентированное на работника определение круга задач позволяет сравнивать разные работы, оценивать их относительную значимость для организации, степень ответственности, и таким образом решать как они должны вознаграждаться.

Во втором случае мы подробно расписываем составляющие задачи, с которой должен справиться конкретный работник, чтобы его работа считалась удовлетворительной: погрузка, разгрузка, отслеживание, отчет. Четкое выполнение всех задач должно гарантировать достижение определенной цели. Подход, сфокусированный на задаче, более полезен, когда руководитель решает чему необходимо обучать работника в первую очередь, какие из его обязанностей имеют первостепенное значение для качественной работы.

Чем проще, тем больше

Процесс структурирования работ, как отдельная управленческая активность, имеет свою непродолжительную, но весьма поучительную историю, каждый этап которой связан с общими тенденциями развития промышленности. В конце прошлого столетия повсеместно происходит замена небольших, основанных на ремесленном труде предприятий крупными фабриками, появляется продукция массового спроса, активно применяются принципы так называемого научного менеджмента. Научный менеджмент требовал упорядочить работу таким образом, чтобы она сводилась к достаточно узкому набору тесно связанных задач. Чем уже такой набор, тем производительней становится труд работника. Целью структурирования работы стало максимальное ее упрощение и для использования такой стратегии были свои причины.

Упрощение работы может существенно снизить затраты предприятия на все мероприятия, связанные с трудовыми ресурсами. Если работник выполняет достаточно простые задачи, то у него меньше возможностей совершить ошибку. Снижение вероятности ошибки в работе уменьшает расходы организации на ее исправление. Если вы посещали рестораны "Макдональдс", то не могли не обратить внимание на четкую работу персонала. Немаловажную роль в этом играет способ структурирования работы, а именно максимальное упрощение ее содержания . Какие замечательные кассовые аппараты находятся в распоряжении неизменно вежливых мальчиков и девочек! Им нет нужды задумываться над тем что сколько стоит, достаточно просто нажать кнопку с изображением фанты, гамбургера или картофеля-фри. Выполнение задач может быть доведено до автоматизма, поскольку работа организована чрезвычайно скрупулезно. От человека требуется только работать и не тратить время на непродуктивные мыслительные акты.

Упрощенная работа не требует высоко квалифицированного персонала. Можно с уверенностью сказать, что все сотрудники "Макдональдса" до работы в нем не имели никакого опыта работы в системе общественного питания (может поэтому они так хорошо работают?). Малоквалифицированный персонал легче найти, и он дешевле стоит на рынке труда. Не надо устраивать "охоту за головами", переманивать чужих работников и бояться, что переманят твоих собственных.

Хорошо структурированной, в данном случае упрощенной работе, гораздо легче обучить нового сотрудника. Обучающая программа приобретает вид тренинга, комплекса специально подобранных упражнений, в которых обыгрываются штатные и нештатные ситуации, возникающие в процессе работы. Новый сотрудник гораздо легче адаптируется к такой работе, ему не нужен продолжительный период времени на "вхождение в курс дела". Структурирование работы дает отлаженный алгоритм ее выполнения, стандартные способы решения возникающих проблем и методы устранения отклонений.

Упрощенная структура работы сводит к минимуму роль личности в деловой жизни организации. Сбывается лозунг эпохи индустриализации - незаменимых людей нет. Для работы состоящей из серии повторяющихся операций, для расписанной до мелочей рутинной деятельности всегда можно найти и подготовить вполне соответствующего этой работе человека. Можно сказать, что при таком способе организации труда компания в наименьшей степени зависит от субъективных проявлений своих работников, ибо деятельность работников уподобляется работе машины.

Архетипом упрощения работы является конвейерная линия. Вся работа сводится к серии повторяющихся движений и простых операций. На их выполнение отводится ограниченное время. Работник обладает минимальной свободой действий, он может контролировать только свой участок работы и может не представлять, что происходит с результатом его усилий в дальнейшем. Кроме сферы массового производства упрощение работы также показало себя успешным в таких разных на первый взгляд областях как канцелярская работа, рестораны быстрого обслуживания, крупные магазины и большие склады. Наверняка упрощение не будет работать там, где нет больших объемов повторяющихся, рутинных операций.

Негативные эффекты

Существует два вида последствий чрезмерного упрощения работы. Одни из них психологические, другие организационные и технологические. Психологические последствия применения конвейерных и потогонных методов известны давно. Постоянно повторяющаяся работа приводит к монотонии (снижение эмоционального и интеллектуального тонуса) и скуке у работников. Падает заинтересованность в работе и соответственно и производительность, увеличивается текучесть рабочей силы. Сама по себе монотонная работа становится изматывающим и стрессогенным фактором, она проверяет на прочность как душевное так и телесное здоровье работников. Поэтому неудивительно, что возрастает число прогулов и отсутствий по болезни, на невысоком уровне держится исполнительская дисциплина и трудовая мораль.

Упрощение работы требует большего числа высококлассных управляющих, которые могли бы координировать работу сотрудников с низкой квалификацией. Поэтому экономия на зарплате одним может вылиться в существенное увеличение зарплаты другим. Процессы координации, связывания различных участков работы становятся более сложными и неоднозначными. Поэтому на первое место выходит проблема управления.

В совершенстве овладев одной или несколькими несложными операциями работник теряет навыки выполнения других операций. Однобокость навыков приводит к своеобразному профессиональному отупению, когда человек утрачивает навыки работы, не связанные с его непосредственными задачами. Утратив работу, человек не сможет быстро найти другую. Снижается его ценность как работника на рынке труда. Даже в рамках своей организации использование его навыков сильно ограничивается.

Переструктурирование

Многочисленные доказательства вредных эффектов чрезмерно упрощенной работы вынудили менеджеров прежде всего крупных промышленных предприятий изменять содержание работы таким образом, чтобы она не была слишком монотонной. Одновременно такие изменения не должны были сказаться на качестве и производительности работы. Возник специальный термин - переструктурирование работы. Им обозначают сознательные попытки снять нежелательные последствия упрощенной работы при помощи увеличения вариативности задач, придания работе большей автономии и самостоятельности, введения элементов разнообразия. Преструктурирование работы является как-бы движением в обратном направлении от чрезмерного упрощения задач работника.

Самый несложный способ переструктурирования работы - ротация. Через определенные интервалы времени работники меняют свои задачи на новые, таким образом спасаясь от монотонии. Час заполняешь накладные типа А, следующий час - накладные типа В, потом - С, так появляется в работе желанное разнообразие. Увеличению вариативности служит и так называемое "горизонтальное расширение работы". Функции работника расширяются за счет дополнительных задач того же уровня сложности, что и выполнялись им до этого. Суть работы при этом меняется незначительно.

Более глубокие изменения в содержании работы наступают, когда когда со стороны исполнителя возрастает степень контроля над планированием и выполнением работы. Когда, например, рабочий склада сам подбирает оптимальный вариант размещения контейнеров в складском помещении. Такое изменение называют обогащением работы и оно обычно расширяет круг ответственности работника. Работник получает часть ответственности, которая обычно возлагается на его непосредственное руководство или специалистов компании.

И наконец самый продвинутый тип переструктурирования предполагает увеличение степеней свободы сотрудника при выполнении конкретного задания. Расширяется круг задач и работник сам вправе выбирать способы их решения. Как правило такой способ изменения работы сфокусирован не на деятельности одного сотрудника, он берет в расчет совокупность задач, стоящих перед целой рабочей группой. В результате такого изменения дизайна работы должна родиться команда, группа людей, которая способна сама ставить перед собой цели, распределять задачи и добиваться их выполнения. Результативность действий команды может совсем не зависеть от того, насколько четко она придерживается выверенных алгоритмов работы. Опыт применения такого рода переструктурирований работы показывает их большую эффективность.

Какая работа ценится

Какими положениями следует руководствоваться при структурировании работы? Какой она должна быть, чтобы труд был результативным, приносил удовлетворение работнику и не вызывал негативных последствий в виде прогулов, текучки и т.д.? Существует 5 ключевых характеристик, которым должна удовлетворять работа, если мы хотим, чтобы такая работа ценилась сотрудниками компании. Характеристики эти были выведены американскими учеными Хакменом и Олдхемом в 1976 и с тех пор накопилось достаточно данных, подтверждающих их правильность. Если работа удовлетворяет этим характеристикам, то это идет на пользу как ей, так и работнику.

1.Разнообразие применяемых навыков. Работа ценится тем выше, чем больше индивидуальных способностей и навыков она требует для своего выполнения. Работа должна сочетать в себе разные типы активности, в ней должно быть место для размышления, общения, действия.

2.Идентичность задачи. Задача, которую выполняет работник должна охватывать такой "кусок" общей работы организации, который был бы понятен и легко идентифицируем (что есть моя работа и зачем она нужна организации). Выполнение задачи должно иметь свое начало, логическое завершение и видимый результат.

3.Значимость задачи. Определяется той степенью, с которой конкретная работа оказывает влияние на жизнь других людей, вне зависимости от того, находятся они в организации или вне ее. Чем более значимы задачи, тем больше ценится работа.

4.Автономия. Степень, с которой работа обеспечивает свободу, независимость в планировании собственной деятельности, выборе способов достижения цели, графике работы.

5.Обратная связь. Насколько условия работы позволяют человеку самому определить степень своей успешности, увидеть свои сильные и слабые стороны.

В этом перечне характеристик мы не находим высокой зарплаты, особых привилегий и специальных льгот, все это как бы вторично по отношению к сути самой работы. Бесспорно высокая зарплата, льготы могут поднять заинтересованность в работе, сделать ее более желанной. Однако если некоторые из ключевых характеристик упущены при структурировании работы, то такой работе всегда будет чего то недоставать. Субъективно она будет восприниматься работником как рутинная, скучная, бессмысленная, никому не нужная. Для того, чтобы снять негативные эффекты, которые вызовет такая работа, менеджерам придется выдумывать хитроумные схемы поощрений и стимулирований.

Немного найдется людей, которые бы по настоящему любили свою работу, еще меньше тех, кто ненавидит ее всей душой. Большая часть "кадрового потенциала" как-то мирится с тем, что им приходится делать ежедневно, относится к этому как к неизбежности. Возможно главная причина такого положения вещей - особенности организации труда - что, как, в какой последовательности и зачем мы что-то делаем, приходя на работу. В погоне за эффективностью и низкими затратами руководитель может позабыть, что его работники не есть придаток машин или аналог калькулятора. Поэтому содержание их деятельности должно отличаться от того, что делает машина. Работа должна быть разнообразной, значимой, с понятной целью, дающей работнику возможность что-то менять и улучшать в ней самой. Чтобы достичь этого, руководителю следует отнестись к организации работы как отдельной управленческой деятельности, требующей кропотливого анализа и достоверных данных.
Автор: Страцинский Евгений
Другие статьи по данной тематике:
1. Конференция «Поиск будущего» - разрабатываем стратегию всей компанией
2. Методы проведения больших групп для Создания Будущего
3. Как провести опрос сотрудников компании
Все статьи по теме Инструменты системы управления персоналом (в помощь HR-у)
 Все тематики  Инструменты системы управления персоналом (в помощь HR-у)
Работа в Украине с POSADA.com.ua
Вакансии. Работа в Киеве, в Харькове, в Донецке, в Одессе, в Днепропетровске, во Львове

Рекрутинговые
сайты




{aaa1}


19/03/2017: Санкции против российских банков
28/02/2017: Компания SpaceX анонсировала туристический полет вокруг Луны
27/02/2017: Представлена новая Nokia 3310
27/02/2017: Apple, Microsoft и PayPal объединились в борьбе с Трампом
24/02/2017: NASA обнаружили 7 планет, похожих на землю
другие новости...

{aaa2}